In 2030 moet de wereld een duurzame transformatie hebben doorgemaakt op basis van de VN Agenda 2030 voor duurzame ontwikkeling en de ‘sustainable development goals’. Steeds meer bedrijven zijn ervan doordrongen dat duurzaamheid in de bedrijfsvoering prioriteit moet krijgen en bepalen hun eigen doelstellingen. Niet alleen door toenemende wet- en regelgeving, maar ook omdat consumenten, aandeelhouders en ook eigen werknemers hierom vragen. Bij het realiseren van deze doelstellingen kan inkoop een belangrijke rol spelen. Bijvoorbeeld door bij te dragen aan het reduceren van CO2-uitstoot en ‘net zero’-ambities. Maar hoe pakt u dit aan? PwC’s ESG-experts Femke Helgers en Jenny Bruin schetsen – op basis van de succesverhalen van vooroplopende bedrijven en overheden – zeven stappen die nodig zijn om inkoop te verduurzamen.
1. Formuleer concrete doelstellingen
Alles start met het formuleren van een duurzaamheidsstrategie, met concrete doelstellingen waaraan u ook het inkoopbeleid moet toetsen. Beschrijf daarbij in het inkoopbeleid definities, doelstellingen, verantwoordelijkheden en consequenties van het niet opvolgen van het beleid.
2. Richt processen in voor duurzaam inkoopbeleid
Richt processen zo in dat duurzaamheid een integraal onderdeel is van het inkoopbeleid van de organisatie en dat de uitvoering van dit beleid is geborgd. Maak duurzaamheid bijvoorbeeld onderdeel van de interne opdrachtverlening, het plan van aanpak en het opstellen van de offerte. Creëer offerte-uitvragen met standaard én (voor de specifieke uitvraag) op maat gemaakte duurzaamheidsinformatie, onder andere over de ambities van de organisatie en met welke maatregelen hieraan bij wordt gedragen. Dit zorgt niet alleen voor effectieve communicatie naar de markt, maar stimuleert ook het interne gesprek tussen opdrachtgever en uitvoerder. Een Milieu Kosten Indicator (een zogenaamde schaduwprijsmethode voor het meenemen van milieueffecten) en de CO2-Prestatieladder (een certificeringsinstrument voor het reduceren van CO2-uitstoot) kunt u vervolgens in de gunning meenemen, waardoor organisaties die hun negatieve milieu-impact verminderen een voordeel krijgen in de gunning.
3. Monitor op basis van KPI’s
Zorg dat de monitoring van de verduurzaming van inkoop bij voorkeur gebeurt aan de hand van relevante indicatoren (KPI’s). Meet en bespreek deze KPI’s regelmatig, ook op bestuursniveau. En zorg dat u – indien nodig – bijstuurt én er extern over rapporteert. Denk hierbij aan de monitoring van CO2-emissies voor, tijdens en na de uitvoering van projecten. Daarnaast moeten jaarverslagen transparant zijn over de milieukosten, de CO2-KPI’s en het inbedden van duurzaamheid in de organisatie.
4. Deel kennis – intern en extern
Deel kennis over duurzaam inkopen via interactieve trainingen en e-learnings, en promoot deze actief binnen en buiten de organisatie. Ontwikkel bijvoorbeeld een training ‘klimaatneutraal en circulair inkopen’ voor zowel eigen inkopers als externe leveranciers. En ondersteun de uitvoering met expertise; wijs productgroepen met hoge impact op het milieu toe aan specifieke medewerkers met expertise op duurzaamheid. Deze specialisten ondersteunen dan het inkoopproces om te borgen dat eisen qua duurzaamheid goed worden toegepast.
5. Beleg verantwoordelijkheden op verschillende niveaus
Beleg operationele, rapportage- en beleidsverantwoordelijkheden duidelijk bij verschillende functies om een duurzaam inkoopproces te waarborgen. Zo zijn inkopers verantwoordelijk voor de naleving van duurzaamheidseisen in hun portfolio, hebben stuurgroepen een signalerende en bijsturende rol en zijn de hoogste budgethouders verantwoordelijk voor het bereiken van de doelstellingen. Betrokkenheid van het bestuur is hierbij cruciaal. Zij moeten in hun uitingen laten zien dat de verduurzaming van inkoop belangrijk is voor de organisatie.
6. Zorg voor extra budget voor duurzame opties
Stel extra financiering – buiten het projectbudget – beschikbaar voor duurzame opties. Dit borgt een afgewogen keuze van duurzaamheid ten opzichte van financiële en andere kwaliteitseisen. Een voorbeeld is het hanteren van een interne CO2-prijs en monetarisering van de CO2-voetafdruk. Stel hiervoor een budget op dat u inzet voor CO2-reductie, -compensatie en -innovatie, onder meer door duurzaam in te kopen. Als een duurzaam product meerkosten met zich meebrengt, kan het budget deze meerkosten vergoeden.
7. Innoveer en werk samen in de keten
Stimuleer innovatie bij leveranciers om verduurzaming van de inkoop te realiseren. Omdat u moet investeren om te innoveren en dit risico’s met zich meebrengt, zien wij dit als een gedeelde verantwoordelijkheid. Wie samenwerkt met leveranciers, en dus ook risico’s deelt, versnelt het verduurzamen. Bied langlopende contracten om tegemoet te komen aan de investeringen die leveranciers moeten doen. Ga in gesprek met organisaties met grote leveranciers en biedt hun de kans om onderling hun succesverhalen te delen. Vraag hun ook een ‘duurzaam inkopen charter’ te ondertekenen; hiermee geven zij aan dat zij willen samenwerken om de opties van ondernemerschap en innovatie voor duurzame inkoop optimaal te benutten.
Femke Helgers en Jenny Bruin, senior managers bij PwC Nederland