Provincie Overijssel en Jacobs Douwe Egberts (JDE) Professional beleven een Nederlandse primeur met de samenwerking voor een warme en koude drankenvoorziening via een RIC-aanbesteding die is gebaseerd op de Sustainable Development Goals (SDG’s) van de Verenigde Naties. Voor alle partijen de eerste keer. Ook in de markt.
SDG’s voor helderheid en meerwaarde
De keuze van provincie Overijssel voor JDE Professional is het resultaat van een nieuw type aanbesteding Rapid Impact Contracting (RIC), ontwikkeld en ondersteund door KplusV en procesmatig begeleid door Shared Service Center ONS, inkoop- en contractmanagement. Deze op innovatie gerichte aanbestedingsmethodiek stuurt op meervoudige maatschappelijke meerwaarde. De SDG’s concretiseren containerbegrippen zoals ‘duurzaamheid’ en ‘circulariteit’. Waar aanbestedingen normaliter afvinklijsten zijn op basis van het Programma van Eisen van de opdrachtgever, ontstaat er nu een ‘dans’ waarbinnen in partnerschap de oplossingen geformuleerd worden.
“We zijn zo gewend om traditioneel aan te besteden. Met RIC gaat alles anders; de voorbereiding, aanbestedingsproces en de workoutfase. Dat voelt voor alle partijen onwennig in het begin, maar gaandeweg merk ik dat alles op z’n plek valt. We leren elkaar beter kennen, verwachtingen worden uitgesproken en KPI’s samen vastgesteld. Openstaan voor elkaars’ ideeën is hierin heel belangrijk. Dit proces verdiept de relatie enorm.” – Manon Koerssen, Inkoopadviseur / Contractmanager provincie Overijssel
(H)erkenning van duurzame identiteit
Vanuit haar eigen duurzame identiteit kiest provincie Overijssel voor SDG 3 (gezondheid en welzijn), SDG 9 (innovatie en duurzame infrastructuur) en SDG 15 (herstel ecosystemen en behoud biodiversiteit). JDE Professional is in het aanbestedingstraject heel specifiek over welke SDG’s – en subthema’s – zij wil adresseren en waar ze de meeste positieve impact denkt te maken. Voor de invulling van de warme drankenvoorziening vinden beide partijen elkaar op een aantal punten, zoals de ambitie voor een volledig recycle- en composteerbaar verpakkingsportfolio in 2025, het recyclen van koffiedroes naar constructiemateriaal, het vitaal-vergader-concept en de inzet van de burendag om sociale cohesie te bevorderen.
“Door de SDG’s te betrekken in de aanbesteding zijn we beter in staat om samen meervoudige maatschappelijke meerwaarde te creëren. Daarmee bedoel ik dat deze aanbesteding verder gaat dan het provinciehuis en de koffie en thee die ze daar schenken. Het is ook breder dan circulaire economie. Het gaat ons om een positieve impact op een zo groot mogelijke schaal. De 17 werelddoelen geven 17 perspectieven van waaruit de opdrachtgever en opdrachtnemer ‘kleur’ kunnen geven aan die impact, passend bij de eigen organisatie.” – Erick Wuestman, KplusV en medegrondlegger van de RIC-methode
Vrije keuze
De nieuwe samenwerkingspartij mag zelf ook een SDG toevoegen. JDE Professional gaat voor SDG 8 – fatsoenlijke banen en economische groei -, en dan vooral 8.4; het bedrijf wil verbanden leggen met en tussen de keten(s) door o.a. duurzame teelt programma’s. De ambitie is dat in 2025 ten minste 500.000 boeren deelnemen – nu zijn dat er zo’n 300.000 – zodat ze beter in staat zijn om een eigen toekomstbestendige onderneming op te bouwen. JDE helpt ze met bijvoorbeeld landrechten en kleine leningen voor waterzuiveringsinstallaties zodat de kwaliteit van de grond en de oogst verbetert.
“Op een aantal subdoelen van de SDG’s kunnen en willen wij heel actief bijdragen. We ondersteunen boeren via ons Responsible Sourcing programma. Dat doen we via projecten waarbij we samenwerken met handelaren, exporteurs, ngo’s en overheden om boeren te helpen productiever, winstgevender en duurzamer te worden.” – Bas Stok, Manager Corporate Responsibility bij JDE Professional
Impact meten
Nu er gegund is, zijn de provincie Overijssel en JDE Professional per SDG een of meerdere KPI’s overeengekomen. Deze vormen een onderdeel van de SELA’s (Service & Experience Level Agreements) waarbinnen zowel hard vastgelegde resultaten alsook inspanningsverplichtingen staan. Gedurende de hele contractperiode is er continu ruimte en aandacht voor verbetering. Daarnaast weet iedere partij wie actiehouder is in welke situatie en zijn de bijbehorende afspraken bekend. Onder de SELA’s ligt een planmatige aanpak zodat de voortgang en impact gemeten kan worden. Iedere drie maanden zal het RIC team hierover rapporteren aan het bestuur / de directie van beide partijen.
“In plaats van een foto te maken van de huidige situatie en die te verbeteren, kan je RIC vergelijken met een film. Gaandeweg het proces ben je continue aan het verbeteren en maak je gebruik van laatste kennis en techniek. Zo bereik je aan het einde van de looptijd waarschijnlijk meer en zal de impact groter zijn dan met een foto-implementatie. Naast natuurlijk een commercieel belang, motiveerde dit ons enorm om deze aanbesteding te willen winnen.” – Bas Stok, Manager Corporate Responsibility bij JDE Professional
Wie volgt?!
De flexibiliteit die deze methodiek met zich meebrengt om gaandeweg de looptijd van het contract in overleg wijzigingen aan te brengen die tot een beter resultaat zullen leiden, is vernieuwend. Het vraagt stevig leiderschap om een dergelijke uitvraag te doen. Gemeente Zwolle is aangestoken door het enthousiasme van provincie Overijssel en komt binnenkort met een SDG-aanbesteding voor afval op de markt. Daarnaast hebben onder andere diverse waterschappen interesse getoond in de methodiek en aanpak.
“Voor ons bieden de SDG’s mogelijkheden en kansen in ons beleid en de uitvoering daarvan. Daarom vinden we het zo mooi om met een product als koffie en thee, waar iedereen wel een mening over heeft, een vertaling te maken van mondiale doelen naar provinciale resultaten.” – Bouke Schaafsma, Teamleider Faciliteiten bij provincie Overijssel
De betrokken partijen willen graag uitdragen waar deze aanbesteding voor staat en hierover intern, deels ook extern, blijven communiceren.