Nieuwe betaalmethoden lijken soms simpel: je zet het aan en klanten kunnen afrekenen. In een franchise werkt het vaak anders. Je hebt te maken met meerdere vestigingen, verschillende kassasystemen en vaste afspraken met betaalproviders. Daarom start een formule meestal met een pilot in een paar winkels. Zo zie je snel of het in de praktijk werkt, zonder dat meteen de hele keten vastloopt.

Wanneer is de techniek echt stabiel?

Een betaalmethode is pas “klaar” als ze betrouwbaar draait op drukke momenten. Denk aan piekuren, storingen en een trage internetverbinding. Bij betalingen via blockchain speelt ook de verwerkingstijd een rol. Bij netwerken zoals Cardano kan de transactie technisch goed gaan, maar je moet ook weten hoe snel een betaling als definitief geldt voor jouw winkelproces. Dat bepaalt of je een klant al kunt laten vertrekken met de aankoop.

Administratie en risico’s

Naast techniek is er de vraag of je administratie het aankan. Hoe boek je een betaling die in waarde kan schommelen? Wat doe je bij retouren of een fout bedrag? Ook moet je helder hebben welke regels gelden rond identificatie, fraudepreventie en rapportage. Dat is geen uitermate ingewikkeld onderwerp, maar wel doorslaggevend. Als de backoffice niet klopt, krijg je discussie tussen franchisenemers en het hoofdkantoor.

Training en support in de winkels

In een pilot zie je meteen waar medewerkers op vastlopen. Het gaat vaak niet om ingewikkelde uitleg, maar om simpele vragen: wat doe je als de betaling “hangt”, wie bel je, en hoe leg je het uit aan de klant? Een betaalmethode is ketenbreed pas haalbaar als je support goed is ingericht. Anders wordt het een extra stressmoment aan de kassa.

Wanneer is het effect groot genoeg?

Een goede pilot levert cijfers op. Hoe vaak wordt de methode gebruikt, stijgt de conversie en kost het extra tijd per transactie? Pas als je die vragen kunt beantwoorden, kun je een realistische keuze maken. Soms blijkt dat de vraag vooral komt van een kleine groep klanten die hun aankopen met BTC kopen, maar dat het effect op de omzet beperkt blijft. Dan is het logisch om de methode nog niet overal uit te rollen.

Duidelijke communicatie naar klanten

Als je een nieuwe betaaloptie aanbiedt, moet je helder communiceren wat wel en niet kan. Niet elk filiaal draait op hetzelfde systeem, zeker in de startfase. Een klant wil vooral zekerheid: werkt het nu, of niet? Daarom is het slim om afspraken te maken over signage, online informatie en hoe je uitzonderingen uitlegt aan de balie.