We maken een duurzaamheidsplan, stellen doelstellingen op en plannen een overleg. Daarna nog een overleg om te bespreken hoe het ervoor staat. Herkenbaar? Begrijp me niet verkeerd: een visie hebben is belangrijk. Meten ook. Maar uiteindelijk wordt je organisatie daar nog geen kilowattuur zuiniger van. Daarvoor moet je iets doen. Bij AFAS geloven we daarom sterk in iets anders: elke dag 1% beter.

Eerst weten waar je staat

Toen we binnen AFAS serieuzer aan de slag gingen met duurzaamheid, begonnen we wel degelijk met een plan. We brachten in kaart waar we voor staan en verdeelden onze aanpak over drie pijlers: groen en eerlijk, gezond en gelukkig en leuker en beter. Daarna zijn we gaan meten. Energieverbruik, afval, ons wagenpark, laadtransacties, verzuim: noem maar op. Want je kunt pas gericht verbeteren als je weet wat er gebeurt.

We startten ook een Green Team met enthousiaste collega’s uit verschillende afdelingen. Geen groep mensen van buitenaf die ons kwam vertellen hoe het moest, maar collega’s die dagelijks zien wat slimmer kan. Vanuit de keuken, HR, Sales, onze software en andere plekken in de organisatie. Zij gingen meedenken over vragen als: hoe kan onze keuken duurzamer werken? Wat kunnen we veranderen in onze processen? En wat kunnen we onze klanten meegeven? Toen die basis stond, was het vooral tijd om te gaan doen.

Je hoeft niet meteen de wereld te redden

Een mooi voorbeeld zijn onze groene jagers. Drie collega’s kregen naast hun gewone functie de opdracht om op energiejacht te gaan. Dan ontdek je ineens van alles. Schermen die ’s nachts op zwart staan, maar dus nog steeds aanstaan. Lampen die onnodig branden. Koffiekopjeswarmers die veel meer stroom gebruiken dan je verwacht. Geen wereldschokkende innovaties, maar wel dingen die je morgen kunt aanpassen.

Hetzelfde geldt voor ons afval. Koffiedik uit onze koffiemachines gebruiken we om oesterzwammen te kweken, waar onze keuken weer mee kookt. GFT-afval zetten we om in compost voor onze tuinen. En in de keuken meten we hoeveel voedsel we weggooien. We zaten ooit op ongeveer 140 gram voedselafval per gast per dag, brachten dat terug naar 100 gram en werken verder richting 80 gram. Doordat je het meet, kun je er concrete afspraken over maken en zie je ook of je vooruitgaat.

Dat is voor mij precies het idee van 1% beter. Niet wachten tot je het perfecte antwoord hebt, maar steeds kijken: wat kan vandaag slimmer, duurzamer of makkelijker?

Ga zelf eens kijken

Mijn favoriete manier om verbeteringen te vinden? Stage lopen in je eigen organisatie. Afgelopen jaar heb ik tien weken meegedraaid met onze schoonmaak. We hadden daar te maken met relatief hoog verzuim, een lage medewerkerstevredenheid en er speelde het nodige. We konden daar nog anderhalf jaar over vergaderen, maar ik wilde vooral zelf zien wat er gebeurde. Dus werkkleding aan en meedoen.

Dan zie je binnen één dag dingen waar je vanaf een vergadertafel nooit achter komt. Ik heb bijvoorbeeld anderhalf uur op mijn knieën bestek zitten sorteren in onze spoelkeuken. Dan denk je vanzelf: wat zijn we hier eigenlijk aan het doen? Inmiddels hebben we de spoelkeuken anders ingericht. Gasten sorteren hun spullen eerder zelf en machines nemen een deel van het zware werk over. Daardoor hoeven collega’s minder zwaar te tillen en kunnen ze hun tijd aan ander werk besteden.

En soms zit de winst in iets nog kleiners. Tijdens mijn eerste dag bij de schoonmaak hoorde ik dat er kaasbroodjes werden geserveerd tijdens een evenement. Mijn eerste gedachte: lekker toch? Voor de schoonmaak betekende het vooral drie keer zoveel stofzuigen, omdat die dingen enorm kruimelen op vloerbedekking. Dat hoor je alleen als je naast iemand gaat zitten. Of beter nog: als je zelf meedoet.

Gebruik de ideeën die al in je organisatie zitten

Wat ik daar steeds weer van leer, is dat de beste ideeën vaak al in je organisatie zitten. Dat geldt ook voor duurzaamheid. Wij hebben collega’s die kritisch kijken naar ons energieverbruik, collega’s die vanuit de keuken met ideeën komen en collega’s die als moraalridders en jonkvrouwen lastige ethische vragen op tafel leggen. Niet om overal meteen het perfecte antwoord op te hebben, maar om te blijven vragen: waarom doen we dit eigenlijk zo? Kan het anders? Kan het slimmer? Kan het duurzamer?

Diezelfde gedachte zie je terug in andere initiatieven binnen AFAS. Collega’s kwamen bijvoorbeeld zelf met het idee voor een iftar. We hebben diversiteitsverlof ingevoerd, zodat medewerkers bepaalde feestdagen kunnen omruilen voor een dag die voor hen belangrijker is. Via ons Klimaatfonds kunnen collega’s geld lenen om hun huis te verduurzamen. En ook bij inclusie zijn we klein begonnen. Eerst met een paar mensen met een verstandelijke beperking die bij ons aan het werk gingen, om vervolgens te kijken wat goed werkte en dat verder uit te bouwen.

Niet ieder initiatief hoeft groot te zijn. Sterker nog: vaak zijn de simpelste dingen juist heel waardevol. Als je maar begint, kijkt wat het oplevert en daarna de volgende stap zet.

We zijn in organisaties soms ontzettend goed in plannen maken over duurzaamheid. Nog een overleg, nog een beleidsstuk, nog een werkgroep. Terwijl er ondertussen waarschijnlijk tientallen dingen zijn die je morgen al beter kunt doen. Natuurlijk moet je weten waar je naartoe wilt. Natuurlijk moet je meten. Maar je hoeft niet te wachten tot alles perfect is uitgewerkt.

Dus mijn advies? Loop morgen eens door je eigen organisatie. Praat met de mensen die het werk iedere dag doen. Kijk waar iets onnodig zwaar, verspillend of ingewikkeld is. Kies één ding dat beter kan en ga ermee aan de slag. Als je dat elke dag blijft doen, kom je aan het einde van het jaar een stuk verder dan je denkt.

Britt Breure, directeur HR, CSR & Facilitair bij AFAS Software

Bron: AFAS Software