Duurzaam ondernemen is ook rekening houden met de (mentale) gezondheid van het personeel. Het nieuwe werken helpt om de balans tussen werk en privé optimaal te houden en heeft ook voordelen op het vlak van duurzaamheid, maar vergt vaak wel een aantal praktische wijzigingen. Zij zijn belangrijk, zeker als de nieuwe manier van werken ook in efficiëntievoordelen moeten resulteren. Daarom deze vier tips die je helpen om het nieuwe werken in de praktijk om te zetten.
# 1. Maak goede afspraken met het personeel
Natuurlijk is het fijn dat het personeel mag werken waar ze willen en wanneer ze willen, maar enkel met goede afspraken voorkom je dat het een zooitje wordt. In een reglement of zelfs in de arbeidsovereenkomst leg je dan ook een aantal regels op waaraan ze moeten voldoen. Enerzijds helpen dergelijke regels hen te beschermen. De verplichting om aan een bureau te werken helpt bijvoorbeeld om rug- of nekklachten te voorkomen. Anderzijds moet het de efficiëntie garanderen en ervoor zorgen dat het werk ook tijdig en correct wordt gedaan. Een planning voor personeel maken en ingrijpen wanneer het in het honderd dreigt te lopen, is dan ook aangeraden.
# 2. Maak van het kantoor een meerwaarde
Nog te vaak hebben werknemers er hun eigen werkplek, maar kunnen ze hun taken in principe ook elders uitvoeren. Het kantoor voelt dan eerder aan als een panopticum waar ze een aantal dagen per week verplicht aanwezig moeten zijn. Van dat gevoel kan je enkel afstappen indien je je medewerkers ook doet inzien dat het kantoor een meerwaarde kan zijn voor hun functioneren. Je voorziet dan verschillende ruimtes die inspelen op professionele behoeftes en laat hen flexibel plaatsnemen, bijvoorbeeld in een stille ruimte wanneer ze zich willen concentreren of in een overlegruimte om te vergaderen. Door hen vrij gebruik te laten maken van de faciliteiten, groeit het kantoor uit tot een plaats die hen ook echt ondersteunt.
# 3. Vorm de hiërarchie om naar een tutorcultuur
Flexibel werken is altijd een beetje loslaten. Niet alleen het loslaten van de werkplek, maar ook van de controle. Het nieuwe werken en een strikte hiërarchische cultuur gaan dan ook niet samen. Laat de macht een beetje los en geef personeel meer bevoegdheden, bijvoorbeeld om zelf taken in te plannen of zelf te beslissen hoe ze hun tijd besteden. De hiërarchisch meerdere zal daarbij een nieuwe rol moeten invullen, namelijk deze van tutor of adviseur. Natuurlijk blijft het noodzakelijk om de touwtjes in handen te houden, maar gelukkig zijn er tools waarmee je het gedrag van werknemers monitort: online urenregistratie, het automatisch monitoren van het computer- of internetgebruik (voorzie een goed internetreglement) of een maandelijks prestatiegesprek kunnen dat doel dienen.
# 4. Voorzie een passende IT-infrastructuur
Het is belangrijk dat medewerkers volwaardig aan de slag kunnen gaan. Ook wanneer ze thuis werken moeten ze dus kunnen printen, mailen, bellen en internetten. Net daarom stel je een aantal eisen aan thuiswerkers en ken je eventueel een financiële vergoeding toe voor het internet- en energieverbruik. Maar daarnaast zal je ook op IT-vlak moeten investeren in praktische oplossingen. Onder andere VoIP-telefonie, een online desktop en handige teamsites zorgen ervoor dat ze thuis net zo efficiënt hun dagelijkse taken uitvoeren. Zelfs gevoelige informatie kan je via een zogenaamde Virtual Vault aanbieden. Moeten ze face-to-face-overleggen met hun collega’s, vergaderen met klanten of even brainstormen? Dan zijn ze natuurlijk altijd welkom op kantoor.