Konstantinos Kouzelis (Coolset): ‘Een draaiboek voor de EU Ontbossingsverordening (EUDR)’

Compliance voor de EU Ontbossingsverordening (EUDR) heeft de neiging om teams te overvallen. Niet omdat de deadline onduidelijk is, maar omdat het werk over meerdere teams verspreid zit: inkoop, compliance, logistiek, juridisch en IT.

De EUDR gaat vanaf 30 december 2026 gelden voor grote en middelgrote marktdeelnemers en handelaren, terwijl micro- en kleine marktdeelnemers volgen op 30 juni 2027. Het vereist dat marktdeelnemers die relevante grondstoffen op de EU-markt brengen ontbossingsvrij bewijs moeten leveren, ondersteund door traceerbaarheid op perceelniveau en een Due Diligence Verklaring (DDS). DDSs moeten ingediend worden via EU TRACES voordat goederen verplaatst worden.

De snelste manier om controle te krijgen is om de EUDR te behandelen als een operationele uitrol, niet als een rapportagetaak. Coolset’s 2026 EUDR Draaiboek breekt het proces af in vijf praktische stappen:

Stap 1: Bouw supply chain traceerbaarheid op, van boerderij tot klant

Begin met het klaar maken van je interne data voor leverancierscontact. Organiseer je ERP-data zodat leveranciersnamen, contactgegevens, ingekochte goederen en hoeveelheden bruikbaar zijn voor gestructureerde verzoeken. Bouw dan een EUDR productcatalogus die gekoppeld is aan EUDR-categorieën, HS-codes en identificatiecodes.

Deze stap onthult meestal de eerste compliance-hiaten. Markeer welke leveranciers nog geen informatie op perceelniveau kunnen leveren en start vroeg met het benaderen van die leveranciers.

Stap 2: Ontwerp risicobeoordelingen die audits doorstaan

Risicobeoordelingen zijn waar veel EUDR-programma’s mislukken. Geolocatie alleen is niet genoeg, auditors beoordelen de diepgang en volledigheid van leveranciers- en herkomst-due diligence.

Een werkbare basis is om percelen te kruisrefereren met betrouwbare ontbossings-datasets, wettelijke vereisten te beoordelen en resultaten te benchmarken tegen Artikel 10 drempelwaarden zodat problemen actie triggeren voordat zendingen bewegen.

Stap 3: Bereid mitigatiekaders voor die problemen snel oplossen

Risico’s zullen naar boven komen. Het doel is om te voorkomen dat ze handelsonderbrekingen worden. Bouw een workflow die risicovolle leveranciers markeert, corrigerende acties bijhoudt en duidelijk maakt welke risico’s gemitigeerd kunnen worden en welke ervoor zorgen dat goederen niet verder kunnen.

Stap 4: Genereer en dien DDSs in bij EU TRACES

EU TRACES is het centrale EU-systeem voor EUDR-compliance. Importeurs moeten elke relevante zending registreren in TRACES om een DDS te genereren. Zonder geldige DDS kunnen goederen niet op de EU-markt gebracht worden.

Handmatige TRACES-invoer schaalt niet. Integraties kunnen wel schalen, maar alleen als ze beheerd en onderhouden worden tijdens regelgevings- en operationele veranderingen. Een verwaarloosd integratie wordt een compliance-risico.

Stap 5: Blijf audit-ready en voorkom handelsonderbrekingen

EUDR-compliance eindigt niet zodra een DDS ingediend is. Importeurs hebben een compleet auditspoor nodig voor minstens vijf jaar, inclusief DDSs, leveranciersinformatie, risicobeoordelingen, geolocatiedata, mitigatie-acties en ondersteunend bewijs. Autoriteiten kunnen zonder waarschuwing auditeren, dus opvraging moet direct mogelijk zijn.

Coolset’s EUDR Draaiboek 2026 legt deze vijf stappen uit in een concreet planningskader, inclusief tijdlijnen en een stresstest om te evalueren of je huidige systemen klaar zijn.