“EcoVadis is geen kwestie van vinkjes zetten, maar een continu verbetertraject.”
Een sterke EcoVadis-beoordeling krijgen is geen eenmalige opdracht, maar een continue reis voor jouw organisatie. EcoVadis-scores worden elk jaar strikter, zodat de medailles gaan naar die bedrijven die tot de hoogste prestatiepercentielen behoren. Wat gisteren nog een best practice was, kan morgen standaard zijn.
Om bij te blijven, is het zinvol om in twee sporen te denken: het versterken van uw duurzaamheidsmanagementsysteem én het tot in de puntjes uitvoeren van iedere EcoVadis-beoordeling. Na verloop van tijd vloeien deze benaderingen samen in een cyclus van continue verbetering, in plaats van een race tegen de klok vlak voor de deadline.
Waarom EcoVadis telt voor uw bedrijf
EcoVadis is uitgegroeid tot een standaard voor klanten, investeerders en partners die willen weten hoe serieus bedrijven duurzaamheid nemen. Een sterke EcoVadis-rating helpt om:
- Uw duurzaamheidsmanagementsysteem op te zetten of te versterken, zodat beleid, actieplannen en KPI’s één samenhangend geheel vormen.
- Duurzaamheidsprestaties over tijd te beoordelen en te benchmarken, in plaats van rapportage als een eenmalige oefening te zien.
- De toegang tot financiering te vergemakkelijken door aan te tonen dat milieu, sociale en governance risico’s worden geïdentificeerd, beheerd en gemonitord.
- Supply chain-risico’s te beheersen en te verkleinen via beter inzicht in de prestaties van leveranciers.
- Aan te sluiten bij internationale best practices, omdat de methodologie is gebaseerd op breed erkende, internationale standaarden.
Dit wordt verder versterkt als u de EcoVadis beoordeling inzet als onderdeel van een bredere duurzaamheidsstrategie, in plaats van enkel als reactie op klantvragen. Op termijn helpt deze geïntegreerde aanpak ook om naar hogere EcoVadis-scores toe te werken.
EcoVadis als reis, niet als vinkje
Door EcoVadis als te reis zien, verandert de manier waarop u met de jaarlijkse cyclus omgaat. In plaats van u alleen op de vragenlijst van dit jaar te richten, wordt elke beoordeling een kans om uw strategie, documentatie en data te verfijnen. Deze mindset is cruciaal omdat de methodologie evolueert:
- Criteria worden steeds strikter
- De lat voor de kwaliteit van bewijsmateriaal gaat omhoog
- Koplopers verschuiven naarmate meer bedrijven volwassen worden in hun aanpak
Een inzending die u eerder een EcoVadis Gold-medaille opleverde, is in de toekomst mogelijk niet meer voldoende als uw organisatie stil blijft staan. Als de langetermijndoelstelling is om richting een Platinum-prestatie te groeien, moeten stapsgewijze verbeteringen worden verankerd in businessplanning, budgettering en governance. En niet pas starten zodra het platform opent.
Meld u aan voor ons volgende EcoVadis-webinar, waarin onze experts de laatste wijzigingen helder uiteenzetten en praktische tips delen.
Traject 1: Versterk uw systeem vóór u indient
Begrijp waar u vandaag staat
Het eerste traject begint met een helder beeld van uw huidige situatie. Deze “gap-first” aanpak richt zich op uw duurzaamheidsmanagementsysteem over alle EcoVadis-thema’s heen.
Praktische stappen zijn onder meer:
- Per thema bestaande beleidsdocumenten, procedures, KPI’s en certificeringen in kaart brengen
- Inzichtelijk maken welke manieren van werken al geformaliseerd en gedocumenteerd zijn – en welke nog niet
- Rollen en verantwoordelijkheden verduidelijken, zodat duidelijk wordt waar eigenaarschap nog ontbreekt
Deze analyse helpt om de sterke punten te identificeren die u kunt benadrukken, maar ook om onderwerpen te herkennen waar meer aandacht voor nodig is vóór de volgende EcoVadis-beoordeling.
Gebruik uw resultaten als planningsinstrument
Uw huidige prestatie vormt het vertrekpunt voor verbetering. In plaats van alleen naar de totaalscore van uw EcoVadis-scorecard te kijken, kunt de resultaten het beste uitsplitsen. Zo begrijpt u:
- Welke thema’s achterblijven en waarom
- Waar bewijsmateriaal ontbrak of onvoldoende sterk was
- Welke criteria de beste kansen bieden voor verbetering op korte termijn
Van daaruit kunt u een verbetertraject uitstippelen over meerdere cycli, in plaats van alles in één ronde te willen oplossen. Deze roadmap bepaalt vervolgens hoe u middelen verdeelt tussen beleid, acties, training en software.
Zet inzichten om in een praktische roadmap
Om het meeste uit de analyse te halen, helpt het om de bevindingen te vertalen naar een gefaseerd plan dat past bij het tempo en de middelen van uw organisatie. In plaats van alles tegelijk aan te pakken, maakt onderscheidt u acties die urgent zijn, maatregelen die belangrijk zijn maar meer voorbereiding vergen, en lange-termijn initiatieven die bredere strategische ambities ondersteunen.
De inhoud van zo’n plan verschilt per bedrijf, maar het doel blijft hetzelfde: van losse, ad-hoc inspanningen naar een meer coherent en robuust duurzaamheidsmanagementsysteem. Met deze gestructureerde aanpak kunt u echte vooruitgang boeken – en zo geleidelijk uw EcoVadis-score verbeteren – zonder dat u alles vooraf hoeft uit te denken en te delen.
Traject 2: Voer de huidige beoordeling vlekkeloos uit
Behandel de beoordeling als een project
Het tweede traject draait om de kwaliteit van de jaarlijkse inzending. Zelfs organisaties met sterke duurzaamheidsprestaties verliezen punten als hun EcoVadis-beoordeling onvolledig of onduidelijk is. Door het assessment als een gestructureerd project te benaderen, kunt u:
- Een duidelijke tijdslijn opstellen van het platform openen tot het indienen
- Rollen en verantwoordelijkheden afstemmen tussen afdelingen
- Reviews en goedkeuringen plannen, het niet op het laatste moment aankomt
Een simpel projectplan bevat bijvoorbeeld deze fasen: scope bepalen, data- en documenten verzamelen, antwoorden uitwerken, intern reviewen en accorderen.
Verzamel en beoordeel uw bewijsmateriaal
Voor een sterke EcoVadis-beoordeling is de vastlegging van bewijs cruciaal. Vraag collega’s niet om “alles wat met duurzaamheid te maken heeft” aan te leveren, maar werk met gerichte verzoeken:
- Maak een overzicht van benodigde documenten, gekoppeld aan specifieke vragen en criteria
- Maak per document de scope duidelijk (locaties, business units, landen)
- Controleer of documenten actueel zijn, officieel zijn goedgekeurd en de juiste rapportageperiode afdekken
Een goede inrichting verhoogt niet alleen de EcoVadis-beoordeling, maar verbetert ook de het interne informatiemanagement. Een zorgvuldig opgebouwde bibliotheek van bewijzen draagt zo direct bij aan verbeterde inzichten in uw EcoVadis-scorecard over meerdere beoordelingscycli.
Geef heldere, consistente antwoorden
Bij het voorbereiden van uw EcoVadis-beoordeling is het Policies–Actions–Results (PAR)-raamwerk een eenvoudige structuur om uw duurzaamheidsverhaal krachtig neer te zetten. Deze aanpak maakt voor reviewers helder hoe uw organisatie zich formeel verbindt (beleid), hoe die toezeggingen in de praktijk worden gebracht (acties) en welke resultaten dat oplevert (resultaten).
Sterke antwoorden:
- Lichten kort toe wat elk document aantoont en maken duidelijk of het een beleid, een actie of een resultaat betreft
- Beschrijven de scope, grenzen en de periode van elke activiteit in begrijpelijke, niet-technische taal, zodat meteen duidelijk is waar en hoe deze van toepassing is
- Gebruiken consistente terminologie en afgestemde data in alle thema’s en secties, zodat beleid logisch vertaald wordt naar acties en acties aantoonbaar leiden tot resultaten.
Door informatie helder en gestructureerd te presenteren, kunnen reviewers de aanpak van uw organisatie beter beoordelen en met vertrouwen punten toekennen. Ook laat het interne stakeholders zien hoe hun werk bijdraagt aan de totale duurzaamheidsprestatie en de EcoVadis-score.
Beide trajecten plannen
Hoewel ze afzonderlijk worden beschreven, zijn het systeemprestatietraject en het uitvoeringstraject twee kanten van dezelfde medaille. In de eerste jaren dat organisaties met EcoVadis werken, ligt de nadruk vaak sterk op “completion”: zo snel mogelijk reageren op klantverzoeken of eerste vooruitgang laten zien. Naarmate men meer vertrouwd raakt met het platform en de methodologie, komen onderliggende structurele hiaten naar boven die om een meer strategische, gap-gedreven aanpak vragen.
De meest effectieve organisaties combineren beide trajecten in een continue verbetercyclus:
- Elke beoordelingscyclus levert een nauwkeurige, goed onderbouwde EcoVadis-score en heldere feedback op
- Die feedback voedt een gestructureerde update van beleid, processen en data
- De daaropvolgende verbeteringen komen terug in de volgende beoordeling en versterken zowel prestaties als vertrouwen
Sommige bedrijven geven prioriteit aan een eerste rating of het behouden van het huidige niveau, terwijl ze meerdere klantuitnodigingen moeten bedienen. Anderen zetten EcoVadis in als managementinstrument voor lange. In beide gevallen voorkomt een reisgerichte benadering dat de vooruitgang stokt zodra de vragenlijst is ingediend.
Naarmate uw organisatie volwassener wordt, worden ook de ambities vaak groter: van een basisscore tot inzetten van op een hogere EcoVadis-rating die commerciële doelstellingen ondersteunt. Stap-voor-stap wordt de governance sterker, de doelen scherper geformuleerd en de resultaten beter worden gemeten en gecommuniceerd. Uiteindelijk moet EcoVadis de bredere duurzaamheidsevolutie van uw organisatie weerspiegelen, in plaats een losstaande, eenmalige exercitie zijn.
Stephanie Pragastis, Nexio Projects