Bij servicebedrijven die op locatie werken, zoals installateurs, mobiele dienstverleners en adviseurs die bij de klant langsgaan, is plannen zelden slechts een van de taken op de lijst. Het is de ruggengraat van de bedrijfsvoering: wie gaat waarheen, welke klant wordt teruggebeld, of deze afspraak nog in de dag van morgen past. Grotere teams hebben hier vaak al een planner of systeem voor ingericht. Voor een zzp’er of een klein team zonder die luxe zit het probleem al in de aard van het werk zelf, ongeacht of het bedrijf groeit.

Waarom is coördinatie zo’n verborgen kostenpost?

Neem een installatiebedrijf met twee monteurs. Zonder overzicht kan het gebeuren dat de ene monteur ’s ochtends een afspraak krijgt aan de ene kant van het werkgebied, en de andere monteur diezelfde ochtend een afspraak aan de andere kant, terwijl de route voor beiden andersom veel logischer was geweest. Niemand heeft dat bewust zo gepland, het is de optelsom van losse boekingen zonder overzicht op de route als geheel.

Deze coördinatiekost is lastig te vangen in een resultatenrekening. Er komt geen aparte factuur voor “tijd kwijt aan plannen”, maar de uren zijn er wel. Deze coördinatiekost is lastig te vangen in een resultatenrekening. Er komt geen aparte factuur voor “tijd kwijt aan plannen”, maar de uren zijn er wel. Een ondernemer die ’s avonds nog de agenda van morgen zit te puzzelen, doet dat ten koste van zijn vrije tijd. Dat is geen sluitpost die ergens anders wordt gecompenseerd. Dat is tijd die weg is.

Wat doet een online boekingssysteem daaraan?

De meest voorkomende oplossing is een online boekingssysteem: klanten boeken zelf een moment via een link, de afspraak staat direct in de agenda en het rondbellen valt weg. Dat lost een deel van het probleem op, maar niet het hele probleem. Een systeem dat alleen naar beschikbaarheid kijkt, plant een klant namelijk net zo makkelijk aan de andere kant van het werkgebied als om de hoek. De coördinatiekost verschuift dan van bellen naar rijden, in plaats van dat hij verdwijnt.

Wat maakt automatische clustering per regio anders?

Schedulinq.com houdt bij het tonen van beschikbare tijden rekening met de route die iemand die dag al rijdt, een aanpak die het bedrijf automatische clustering per regio noemt. Daardoor blijft een dag met meerdere klantafspraken logisch ingedeeld, zonder dat daar nog handmatig over nagedacht hoeft te worden. Dat betekent niet dat een systeem alle afwegingen overneemt. Bij een spoedklus of een vaste klant met een vaste voorkeur is soms nog altijd net dat menselijke duwtje nodig. Wat automatisering wel doet, is de standaardgevallen uit handen nemen, zodat er tijd overblijft voor de uitzonderingen die wel aandacht verdienen. In 54 geteste scenario’s kwam de aanpak gemiddeld neer op 20 procent meer afspraken per dag binnen dezelfde tijd, met 18 procent minder reistijd.

Die 20 procent is waar het uiteindelijk om draait, of je nu alleen werkt of met een klein team: meer resultaat uit dezelfde uren, in plaats van meer uren nodig voor hetzelfde resultaat. Slingerland Klimaattechniek, een HVAC-bedrijf, zag dat in de praktijk terug: 50 uur aan planwerk bespaard binnen vier weken tijd, tijd die niet meer in coördinatie ging zitten maar terugvloeide naar het bedrijf en naar de ondernemer zelf.

Wat als het planningsprobleem blijft liggen?

Blijft dit probleem onopgelost, dan loopt een bedrijf niet meteen vast, maar wel tegen een plafond aan. Nieuwe klanten aannemen betekent dan vooral meer chaos in de agenda, niet meer omzet. Sommige ondernemers kiezen er daarom voor om aanvragen af te wijzen, niet omdat het werk ontbreekt, maar omdat de planning het niet aankan.

Duurzaam ondernemen zit niet alleen in wat een bedrijf aan de voorkant verkoopt, maar ook in wat het aan de achterkant draagbaar houdt. Een ondernemer die elke extra klant moet compenseren met evenredig meer tijd aan plannen, loopt op een gegeven moment vast, ongeacht hoe goed het werk zelf is. Wie die coördinatiekost weet te temperen, houdt een bedrijf overeind dat prettig blijft draaien, met of zonder groei.