Duurzaamheid en digitalisering worden vaak afzonderlijk van elkaar gezien. Dit is jammer, want automatisering van de boekhouding is bijvoorbeeld een uitstekende manier om papier te besparen. Van digitale facturen en pakbonnen tot een digitale administratie inclusief online toegang voor je boekhouder of accountant. De voordelen van een papierloze administratie voor je webshop eindigen echter niet bij duurzaamheid.

Wat zijn de voordelen van een “paperless webshop”?

Het handmatig bijhouden van de administratie van een webshop is tijdrovend en naast het besparen van papier is er nog een ander voordeel van een digitalisering. Het zorgt er namelijk voor dat veel handmatige taken verleden tijd zijn, dankzij een synchronisatie tussen je webshop en boekhouding.

iWebDevelopment is een partij die diverse koppelingen aanbiedt, waarbij webshop-eigenaren de keuze hebben tussen bestaande slimme koppelingen en maatwerk (of een combinatie van beide). Met als resultaat? Geen dubbel invoerwerk meer, altijd financieel inzicht en minder fouten. Dus laten we eens kijken hoeveel tijd, kosten en papier je bespaart met de juiste koppeling van iWebDevelopment tussen webshop en boekhoudsysteem.

Papieren versus digitale administratie

Veel ondernemers hebben een hekel aan het bijhouden van de administratie, omdat het tijd wegneemt van “het ondernemen zelf”. Een slimme integratie van iWebDevelopment tussen je webshop en boekhoudsysteem zorgt er echter voor dat je veel minder tijd en geld kwijt bent. Én je tegelijkertijd de CO2-voetafdruk van je shop verkleint.

Hoeveel papier verbruikt de gemiddelde webshop?

Hoewel het papierverbruik per MKB- en ZPP-bedrijf verschilt, loopt dit (letterlijk) behoorlijk in de papieren. Reken op ongeveer 1 tot 2 vellen papier (a4 formaat) per bestelling, wat exclusief het papier is voor eigen gebruik. Een enkele bestelling zal in totaal uitkomen op 4 tot 6 vellen papier.

Ontvang je iedere maand 100 bestellingen? Dan is dit dus toch 400 tot 600 vellen papier.  En voor 500 bestellingen per maand gaat het zelfs om twee à drie standaard pakken printpapier. Dit laatste staat gelijk aan ongeveer 5 kilo, terwijl een enkele boom “slechts” 300 kilo papier oplevert. Op jaarbasis gebruikt een webshop met 6.000 bestellingen per jaar ongeveer 300 kilo aan printpapier en dat is toch één hele boom per jaar.

Gerecycled papier is uiteraard een betere keuze, maar het digitaliseren neemt het papiergebruik totaal weg. Hoewel de kostenbesparing minimaal is, verandert het de impact op het milieu wel aanzienlijk.

Drie automatiseringslagen die deze papierstroom elimineren

Er zijn drie eenvoudige veranderingen die je als webshop kunt nemen om deze papierstromen te elimineren of te verminderen. De eerste is e-facturatie, wat zowel mogelijk is per mail (particulieren) als via Peppol (B2B). De tweede aanpassing is het synchroniseren van de webshop en boekhouding. iWebDevelopment is een specialist in koppelingen waarmee een boekhoudpakket (Exact, Afas, Twinfield, etc.) binnen een tiental minuutjes gekoppeld wordt aan je WooCommerce, Magento of andere soort webshop. En tot slot is er de digitale pakbonverwerking, iets dat bij de uitgebreide administratie- en voorraadsystemen (waaronder Exact Online) tevens mogelijk is.

Het zijn een drietal kleine veranderingen die gefaseerd of tegelijkertijd kunnen worden doorgevoerd, maar uiteindelijk wel zorgen voor verbeteringen op meerdere vlakken (waaronder dus duurzaamheid).