Een congres, personeelsfeest of zakelijke bijeenkomst organiseren? Dan gaat de aandacht vaak eerst naar het programma, de locatie en de gastenlijst. Maar hoe zit het met de milieu-impact? Een duurzaam evenement organiseren betekent meer dan afval scheiden of plastic bekers vervangen. Juist keuzes die achter de schermen worden gemaakt, bepalen voor een belangrijk deel de ecologische voetafdruk.

Dat duurzaamheid steeds belangrijker wordt binnen de evenementenbranche, zie je ook terug bij locaties zoals Spant. Dit congres- en evenementencentrum besteedt al jaren aandacht aan duurzaam ondernemen. Maar welke keuzes maken nu echt het verschil? En waar moet je als organisator op letten?

Dat bewuste keuzes daadwerkelijk verschil kunnen maken, blijkt uit onderzoek van de Technische Universiteit Eindhoven naar duurzamer evenementenbeleid. Bij een doorrekening van een evenement bleek dat maatregelen rond catering, mobiliteit en materialen de CO₂-uitstoot aanzienlijk kunnen beperken.

1. De reis van je bezoekers telt mee

Een duurzaam evenement begint al voordat de eerste bezoeker binnenkomt. De manier waarop gasten naar de locatie reizen, kan een groot aandeel hebben in de totale CO₂-uitstoot.

Een locatie die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer maakt het gemakkelijker om de auto te laten staan. Ook carpool mogelijkheden, fietsenstallingen en laadpunten kunnen bijdragen aan duurzamere mobiliteit. Vraag bezoekers bij hun aanmelding bijvoorbeeld hoe ze verwachten te reizen. Daarmee krijg je meer inzicht in de vervoersbehoefte en kun je gerichter duurzame alternatieven stimuleren.

2. Wat er op het menu staat, maakt verschil

Catering is een van de onderdelen waarop organisatoren relatief eenvoudig invloed kunnen uitoefenen. Vooral de verhouding tussen dierlijke en plantaardige producten heeft gevolgen voor de milieu-impact. Dat betekent niet dat ieder evenement volledig vegetarisch moet zijn. Wel kun je plantaardige gerechten een prominentere plek geven, werken met seizoensproducten en bewuster omgaan met portiegroottes.

Ook voedselverspilling verdient aandacht. Stem de catering af op het verwachte aantal gasten en maak afspraken over overgebleven eten. Een zorgvuldig samengesteld menu kan zowel duurzaam als aantrekkelijk zijn.

3. Kijk verder dan de verlichting

Bij het beoordelen van de duurzaamheid van een evenementen locatie wordt vaak gekeken naar energiezuinige verlichting en zonnepanelen. Terecht, maar het totale energieverbruik omvat meer. Denk aan verwarming, ventilatie, airconditioning, audiovisuele apparatuur en de energie die nodig is voor de catering. Vooral bij grote congressen kunnen deze voorzieningen intensief worden gebruikt.

Vraag daarom niet alleen of een locatie groene stroom gebruikt, maar ook welke maatregelen worden genomen om het verbruik daadwerkelijk te verminderen. Energie die niet nodig is, hoeft immers ook niet opgewekt te worden.

4. Voorkom materialen voor eenmalig gebruik

Van programmaboekjes en naambadges tot banners en decoratiematerialen: zakelijke evenementen brengen regelmatig een flinke materiaalstroom met zich mee. Juist hier liggen kansen voor circulair organiseren. Digitale programma’s kunnen drukwerk vervangen en herbruikbare bewegwijzering voorkomt dat voor iedere bijeenkomst nieuwe materialen nodig zijn.

Ook bij aankleding loont het om vooruit te denken. Kies bijvoorbeeld voor modulaire decoratie die bij meerdere evenementen kan worden ingezet. Een interessante uitkomst van het TU/e-onderzoek onderstreept dit. Bij het onderzochte evenement bleken alleen al tien aluminium buizen in banners verantwoordelijk voor een aanzienlijk deel van de uitstoot binnen de categorie materialen en afval.

5. Hoe duurzaam is de locatie zelf?

Zelfs wanneer je als organisator bewuste keuzes maakt, blijft de bedrijfsvoering van de evenementen locatie belangrijk. Hoe gaat deze om met energie, afval, inkoop en de eigen CO₂-uitstoot?

Steeds meer locaties maken duurzaamheid onderdeel van hun dagelijkse werkwijze. Kijk daarom verder dan algemene duurzaamheidsclaims. Een certificering zoals Green Key kan helpen om inzicht te krijgen in de inspanningen van een locatie, maar vraag ook naar concrete maatregelen en meetbare resultaten. Bij het beoordelen van duurzaamheidsinitiatieven is het bovendien belangrijk om onderscheid te maken tussen uitstoot verminderen en compenseren. Het beperken van energieverbruik, materiaalgebruik en vervoersbewegingen pakt uitstoot bij de bron aan. Compensatie kan een aanvullende maatregel zijn voor uitstoot die nog niet wordt voorkomen.

Duurzaamheid begint bij bewuste keuzes

Een duurzamer bedrijfsevenement hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het vraagt vooral om aandacht tijdens de voorbereiding. Wie mobiliteit, catering, energie en materiaalgebruik vanaf het begin meeneemt, kan onnodige belasting van het milieu voorkomen.

Maak duurzaamheid daarom onderdeel van de eerste gesprekken met leveranciers en locaties. Stel kritische vragen, vergelijk mogelijkheden en kies maatregelen waarvan je de impact kunt onderbouwen. Want een geslaagd evenement draait niet alleen om wat bezoekers die dag ervaren, maar ook om de impact die het achterlaat.