Stel je voor, je staat voor de uitdaging om het internationale bedrijf waarin je werkt duurzamer te maken. Niet elke vestiging vindt hetzelfde belangrijk en aangewezen duurzaamheidsfuncties zijn er nog niet. Wat doe je dan? Voor Chris Tanis, corporate sustainability manager bij TOPdesk, was het antwoord simpel: gewoon beginnen. Hij nam het heft in eigen handen om voor TOPdesk een Corporate Social Responsibility (CSR) strategie op te stellen. Maar hoe pak je dat aan in een organisatie verspreid over 11 landen? Wat omvat een CSR-strategie eigenlijk en hoe overbrug je verschillende duurzaamheidsprioriteiten in verschillende landen? Chris vertelt het in dit artikel.
In de wandelgangen
Het opstellen van een CSR-strategie was geen onderdeel van het initiële takenpakket van Chris. Integendeel. “Ik ben bij TOPdesk gestart als software implementatie consultant”, vertelt Chris. “Wel heb ik altijd interesse in duurzaamheid gehad en daardoor in mijn persoonlijke leven dingen veranderd zoals wat ik eet en hoe ik reis. Maar wat is mijn invloedsfeer in mijn eentje?” Toen Chris daarom in de TOPdesk-wandelgangen vernam dat een overstap naar een elektrisch wagenpark op de planning stond, was zijn interesse gewekt. Was deze stap onderdeel van een grotere strategie, ambitie of doel? “Dat ben ik gaan navragen. Hoewel duurzaam ondernemen geen onbekend thema was binnen TOPdesk en er veel initiatieven waren, was het nog niet bij elkaar gebracht vanuit een overkoepelend doel. Er was geen centraal inzicht in wat we wereldwijd doen.”
Eerste stappen
Voor Chris reden genoeg om zelf in actie te komen. “Ik ben een team gaan vormen met collega’s uit verschillende landen om te onderzoeken hoe we op CSR-gebied beter kunnen samenwerken en meer impact kunnen maken.” Dit was vrijblijvend en naast iedereens reguliere functie. “Dat is fijn aan werken bij TOPdesk”, vertelt Chris. “Als je een goed idee hebt, is er veel mogelijk om hier tijd en aandacht aan te kunnen besteden naast je functie.” Toch maakte die vrijblijvendheid het in dit geval lastig om stappen te zetten. “Niet alleen qua tijdverdeling, maar ook dat we iedere verandering opnieuw moesten pitchen en in elk land apart budget moesten aanvragen. Dat ging niet snel genoeg.”
Tijd om het over een andere boeg te gooien. Daarom schreef Chris met een collega een projectvoorstel. “Hierin stond onze intentie om te gaan bepalen wat we willen veranderen, wat belangrijk is voor TOPdesk en hoe we dat gaan aanpakken. Dit voorstel hebben we gepresenteerd aan de CEO, CFO en managing directors van elke vestiging.” Met succes: het voorstel kreeg akkoord en veel support vanuit de organisatie. “CSR is een belangrijk onderwerp voor TOPdesk, maar er was moeite om het handen en voeten te geven. Het moment was daar.”
Elk land gerepresenteerd
Naast in kaart brengen hoe TOPdesk nu presteert op CSR-vlak, was de belangrijkste vervolgvraag: hoe kom je tot één CSR-strategie die elk kantoor representeert? “We hebben in elk land een vertegenwoordiger aangesteld voor de projectgroep”, legt Chris uit. “Met ieder evenveel inbreng en weging ongeacht de grootte van de vestiging.” Maar tot de inhoud van het CSR-plan komen, was niet makkelijk. “Niet ieder land vindt hetzelfde onderwerp belangrijk. De vestigingen in West-Europa vinden duurzaamheid het belangrijkst, terwijl de kantoren in de VS en Brazilië gewicht hangen aan de sociale kant van CSR, aangezien ze daar over een minder sterk sociaal vangnet beschikken. Hierover hebben we met elke vestiging open gesprekken gevoerd en vervolgens in workshops weging gegeven aan de genoemde onderwerpen.”
Drie pijlers
Dat leidde tot een CSR-plan met drie pijlers: social, housing en transportation, en primary. “Onder social valt alles wat met mensen te maken heeft: werving, diversiteit, teruggeven aan de maatschappij via vrijwilligerswerk, enzovoorts”, legt Chris uit. “Housing en transportation gaat over huisvesting, vervoer, leveranciers en hoe we duurzamer kunnen werken als bedrijf. Primary tot slot, gaat over ons primaire product: TOPdesk. Daar willen we ook impact mee maken, bijvoorbeeld door andere keuzes te maken in hosting of energie-efficiëntie van de TOPdesk-applicatie, maar ook door te onderzoeken hoe we klanten met TOPdesk ondersteunen in het bereiken van hun eigen CSR-ambities. Bijvoorbeeld door ze inzicht te geven in hun energieverbruik.” Voor elk van deze pijlers kwam een hoofddoel én actieplan op papier.
Het echte werk
In zes maanden tijd is in kaart gebracht hoe TOPdesk er nu voor staat, wat de stip op de horizon is én hoe dat bereikt wordt. Een actieplan met 30 punten was het resultaat. “Denk aan acties zoals het realiseren van een elektrisch wagenpark, een vlieg- en treinbeleid, met onze laatste kantoren overschakelen op groene stroom, enzovoorts”, illustreert Chris. Maar met een lijst alleen kom je niet tot verandering. Het echte werk is daarom van start gegaan: de implementatie van de CSR-strategie. “Met nagenoeg dezelfde groep vertegenwoordigers per land richten we ons nu op twee of drie actiepunten per maand. Elk land rapporteert hierover om de voortgang bij te houden. Ook gaan we in kleinere focus groups dieper in op de actiepunten om praktische tips met elkaar te delen.”
Dat heeft de eerste vruchten afgeworpen. “Naast dat we nu meerdere fulltime functies binnen TOPdesk hebben op CSR-gebied, haken we met onze actielijst makkelijker in op initiatieven waar andere teams al mee bezig zijn. Bijvoorbeeld het uitrollen van een groei- en ontwikkelpad wat in een aantal vestigingen al bestaat, maar nog niet wereldwijd is uitgerold. Het actieplan helpt ons dus om zowel nieuwe initiatieven te starten als bestaande initiatieven breder te trekken. Andersom wordt ons actiepunt om dataopslag te verminderen voor CO2-reductie ook vanuit de legal- en securityafdeling hard aangemoedigd. We merken dat het CSR-mes aan meerdere kanten snijdt.”
Lessen geleerd
Met een CSR-plan op papier, heeft Chris de nodige tips voor mensen die voor dezelfde taak staan. “Het werkt niet om zo’n project op basis van vrijwilligheid te organiseren. Je moet echt tijd en budget beschikbaar maken om stappen te zetten en dat bijvoorbeeld vastleggen in je plan. Expliciete toezegging of commitment vanuit het management is daarom cruciaal om veranderingen door te kunnen voeren. Iedereen support verduurzaming, maar echt actie ondernemen is niet altijd vanzelfsprekend.” En vergeet vooral je eigen dienstverlening niet. “Jouw eigen product of dienst kan soms een blinde vlek zijn, maar dat is uiteindelijk waar het om draait. Hoe mooi als je ook daar duurzame veranderingen in kunt doorvoeren.” Maar het allerbelangrijkste? Beginnen! Chris: “Wacht niet tot je actieplan honderd procent af is. Het maakt niet uit als je nog niet alle stappen van a tot z hebt uitgedacht en actiepunten in losse vorm in je strategie opneemt. Het belangrijkste is dat je actie onderneemt. Dan komt er vanzelf meer beweging in.”