Duurzaam ondernemen gaat allang niet meer alleen over energie besparen, afval scheiden of overstappen op hernieuwbare energie. Ook de manier waarop een organisatie dagelijks werkt, heeft invloed op het gebruik van tijd, materialen en ruimte.
Een rommelige werkvloer, onduidelijke looproutes, materialen die steeds opnieuw worden gezocht en voorraden die op de verkeerde plek staan, zorgen allemaal voor verspilling. Daar valt dus winst te behalen.
De 5S-methode en Visual Management bieden bedrijven een praktische manier om werkplekken overzichtelijker, efficiënter en veiliger te organiseren. Met relatief eenvoudige middelen, zoals vloertape, vloermarkeringen en visuele instructies, wordt zichtbaar wat de gewenste werkwijze is.
Flow in Motion combineert al ruim 17 jaar kennis van Lean en 5S met praktische visualisatieproducten voor onder meer fabrieken, magazijnen en werkplaatsen.
Wat heeft 5S met duurzaam ondernemen te maken?
De 5S-methode is een praktische manier om werkplekken overzichtelijk, veilig en efficiënt in te richten. De methode bestaat uit vijf stappen: Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden.
Het uitgangspunt is eenvoudig: gebruik alleen wat nodig is, geef alles een logische plek en maak afspraken zichtbaar.
Dat klinkt misschien vooral als een methode voor orde en netheid. In de praktijk gaat 5S verder. Door processen en werkplekken slimmer in te richten, kunnen organisaties verschillende vormen van verspilling aanpakken.
Denk bijvoorbeeld aan:
- tijd die verloren gaat met zoeken;
- onnodige verplaatsingen;
- overtollige voorraad;
- onnodig gebruik van ruimte;
- fouten en herstelwerk;
- materiaal dat verkeerd wordt opgeslagen;
- onduidelijkheid over werkprocessen.
De 5S-methode wordt door Flow in Motion dan ook nadrukkelijk gekoppeld aan efficiëntie, minder fouten, minder afval en een betere inrichting van de werkplek.
Visual Management maakt de gewenste werkwijze zichtbaar
Een belangrijk onderdeel van een goed georganiseerde werkvloer is dat medewerkers niet voortdurend hoeven te vragen wat de bedoeling is.
Waar moet een pallet staan?
Welke route moeten voetgangers volgen?
Waar mag een kar worden geplaatst?
Welke zone moet vrij blijven?
Waar bevindt zich een nooduitgang?
Met Visual Management wordt dit soort informatie zichtbaar gemaakt op de plek waar deze nodig is.
Flow in Motion omschrijft het principe als het zichtbaar maken van processen en afspraken op de werkvloer. Denk aan vloertape voor rijroutes, veiligheidsborden, vloerpictogrammen en andere visuele aanduidingen.
Dat heeft niet alleen voordelen voor de veiligheid. Een visueel georganiseerde werkplek kan ook helpen om sneller afwijkingen te signaleren en de afgesproken werkwijze beter vast te houden.
Vloertape: een klein hulpmiddel met een duidelijke functie
Een goed voorbeeld van Visual Management is vloertape.
Met vloermarkering kunnen bedrijven bijvoorbeeld:
- looppaden aangeven;
- rijroutes markeren;
- opslagvakken afbakenen;
- werkplekken markeren;
- zones zichtbaar maken;
- verkeersstromen verduidelijken;
- plekken aangeven die vrij moeten blijven.
De kracht zit daarbij niet in de tape zelf, maar in de informatie die ermee wordt overgebracht.
Een lege ruimte op de vloer is gewoon een lege ruimte. Een duidelijk gemarkeerd vak met een vaste functie vertelt medewerkers direct wat daar hoort.
Zo wordt de gewenste situatie zichtbaar.
Waarom flexibiliteit belangrijk is op een duurzame werkvloer
Werkprocessen blijven veranderen. Machines worden verplaatst, productielijnen worden aangepast en magazijnen krijgen een andere indeling.
Een duurzame organisatie moet daarom niet alleen efficiënt zijn, maar ook kunnen blijven verbeteren.
Dat is een belangrijk argument voor flexibele vloerbelijning.
Flow in Motion kiest voor vloertape omdat de belijning aangepast kan worden wanneer de situatie op de werkvloer verandert. Volgens de aanbieder is de tape niet permanent en kan deze worden verwijderd zonder lijmresten achter te laten.
Dat past bij een werkvloer waarop continu wordt gekeken naar verbeteringen. Een nieuwe procesindeling hoeft dan niet te betekenen dat de volledige vloer opnieuw moet worden ingericht.
5S stap 4: standaardiseren
Vloerbelijning sluit vooral aan op de vierde stap van 5S: Seiketsu, oftewel standaardiseren.
Nadat een werkplek is opgeruimd en logisch ingericht, moeten de nieuwe afspraken duidelijk worden vastgelegd. Dat kan onder andere met vloerbelijning, markeringen en labels.
Daarmee wordt voorkomen dat iedereen zijn eigen interpretatie van de werkplek hanteert.
Een gemarkeerd opslagvak geeft bijvoorbeeld aan waar materialen horen. Een gemarkeerd looppad maakt duidelijk waar medewerkers zich kunnen bewegen. Een waarschuwingsmarkering kan een risicogebied zichtbaar maken.
De werkplek wordt daardoor als het ware een visuele handleiding.
Van opruimen naar continu verbeteren
Een veelgemaakte fout bij 5S is om de methode te zien als een eenmalige opruimactie.
Een bedrijf kan op één dag een magazijn volledig opruimen en opnieuw indelen. Maar wanneer niemand daarna controleert of de afspraken worden nageleefd, kan de oude situatie snel terugkeren.
Volgens Flow in Motion is juist het standhouden van de verbeteringen een essentieel onderdeel van 5S. De organisatie adviseert daarom onder meer om regelmatig te evalueren en afspraken onderdeel te maken van het dagelijkse werk.
Dat maakt 5S interessant vanuit duurzaamheidsperspectief: het gaat niet alleen om een eenmalige verbetering, maar om het structureel verminderen van verspilling.
Minder zoeken betekent efficiënter werken
Stel dat een medewerker iedere dag meerdere keren moet zoeken naar gereedschap, materialen of onderdelen.
Eén zoekactie lijkt misschien onbelangrijk. Maar vermenigvuldig die tijd met meerdere medewerkers, meerdere werkdagen en meerdere maanden.
Dan ontstaat een structurele verspilling van capaciteit.
Een van de uitgangspunten van 5S is daarom dat benodigde materialen een vaste en logische plek krijgen. Flow in Motion noemt onder meer tijd besparen, sneller werken, minder fouten en kortere doorlooptijden als voordelen van de methode.
Dat betekent dat duurzaam ondernemen ook kan beginnen met een eenvoudige vraag:
Hoeveel tijd en materiaal verspillen we doordat onze werkplek niet optimaal georganiseerd is?
Een veilige werkvloer is onderdeel van duurzaam ondernemen
Duurzaamheid gaat ook over mensen.
Een werkplek waar medewerkers veilig en prettig kunnen werken, is daarom minstens zo belangrijk als een efficiënte werkplek.
Visual Management kan daarbij ondersteunen. Denk aan duidelijke looproutes, verkeersmarkeringen, waarschuwingszones en veiligheidsborden.
Op de Visual Management Shop van Flow in Motion zijn hiervoor onder andere markeringstape, waarschuwingstape, bedrukte vloermarkering, looppaden, zebrapaden, vloerpictogrammen en verkeersborden beschikbaar.
De bedoeling is steeds hetzelfde: relevante informatie zichtbaar maken op de plek waar medewerkers die nodig hebben.
Begin niet met tape, maar met het proces
Wie met 5S en Visual Management aan de slag wil, doet er goed aan niet meteen producten te bestellen.
Begin bij de werkvloer.
Kijk waar medewerkers lopen. Bekijk waar materialen worden opgeslagen. Observeer waar mensen zoeken, wachten, omwegen maken of elkaar in de weg lopen.
Stel vervolgens vragen als:
- Wat hebben we daadwerkelijk nodig?
- Welke materialen moeten een vaste plek krijgen?
- Waar ontstaan onnodige bewegingen?
- Welke routes moeten duidelijker worden?
- Welke risico’s zijn onvoldoende zichtbaar?
- Welke afspraken zijn nu alleen mondeling bekend?
- Welke informatie moet voor iedereen direct zichtbaar zijn?
Pas daarna bepaal je welke vorm van Visual Management nodig is.
Soms is dat een simpele vloermarkering. In andere situaties zijn ook pictogrammen, verkeersborden, waarschuwingstape of andere visuele hulpmiddelen nodig.
Duurzaam verbeteren begint klein
Een organisatie hoeft niet direct een compleet Lean-programma op te zetten om resultaat te boeken.
Een duidelijke werkplekmarkering kan al een eerste stap zijn. Vervolgens kunnen bedrijven kijken welke andere vormen van verspilling zichtbaar worden.
Dat past bij de filosofie achter Lean en 5S: verbeteringen hoeven niet altijd groot te zijn. Juist door processen op de werkvloer te bekijken en kleine verbeteringen door te voeren, kan stap voor stap een betere werkomgeving ontstaan. Flow in Motion richt zich daarbij nadrukkelijk op praktische toepassing samen met medewerkers op de werkvloer.
Flow in Motion: van 5S tot Visual Management
Flow in Motion combineert Lean consultancy, 5S en Visual Management. Naast begeleiding bij de implementatie van 5S biedt het bedrijf visualisatieproducten voor onder meer magazijnen, fabrieken en werkplaatsen.
Het assortiment van de Visual Management Shop bestaat onder andere uit vloertape, waarschuwingstape, bedrukte vloermarkering, looppaden, zebrapaden, vloerpictogrammen en veiligheids- en verkeersborden.
Voor organisaties die hun werkvloer structureel willen verbeteren, ligt de combinatie voor de hand: eerst kijken naar het proces, vervolgens de gewenste werkwijze organiseren en die afspraken daarna visueel en praktisch ondersteunen.